「営業で貯めているデータと、注文の管理データが繋がっていないんです。」
先日のAI活用の合宿で、ある会員さんからこんな相談をいただきました。昔は付き合いがあったのに、最近すっかり足が遠のいてしまった、いわゆる休眠客にDMを送りたい。でも、そのためにどうデータを整えればいいのか分からない、ということでした。
同じ悩みを抱えている経営者は、たぶん少なくないと思います。データを使いたい気持ちはあるのに、バラバラのまま何年も放置してしまう。この記事では、その場で私がお答えした内容をそのままお伝えします。
営業の記録と注文の記録、バラバラなままになっていませんか
会社を長くやっていると、データはいろんな場所に散らばっていくものです。営業が個別に持っている顧客の記録、注文のたびに残るオーダーの記録、昔ながらの台帳。それぞれは真面目に付けているのに、お互いが繋がっていないんですよね。
ご相談いただいた会員さんも、まさにこの状態でした。営業のデータと注文のデータが別々に貯まっていて、統合されていない。休眠客を正確に抜き出したくても、どちらか片方のデータだけでは判断できない、という悩みです。
こういう話、よく聞くんです。担当者が変わるたびに管理の仕方が変わってしまったり、システムを入れ替えるたびに古いデータが取り残されてしまったり。誰も悪気があってバラバラにしているわけではありません。ただ、気がついたら繋がらなくなっていた、というだけなんです。
なぜ「バラバラ」のままだと使えないのか
台帳を見れば名前は分かります。注文データを見れば金額も分かります。でも、どちらか片方だけでは「最近取引のない人」を正確には抜き出せません。名前の表記が微妙に違っていたり、片方にしか電話番号が入っていなかったり。名寄せも突き合わせも、手作業でやろうとすると日が暮れます。
だから多くの会社が、データはあるのに使わないまま眠らせてしまうんです。もったいない話ですが、これは決して珍しいことではありません。むしろ普通のことだと思います。
休眠客へのDMも同じです。誰に送ればいいのかが正確に分からないまま、なんとなく古い名簿を引っ張り出して送ってしまう。反応が悪くても、データが原因だとは気づきにくいんですよね。土台が整っていないまま出口だけ頑張っても、うまくいかないのは当然です。
発想を変える: 全部AIに渡して1本にしてもらう
私がその場でお伝えしたのは、シンプルな発想の転換です。Claudeに全部のデータを渡していいのであれば、渡してしまえば整合性を取ってくれます。
台帳、ユーザーデータ、オーダーデータのように散らばっているものを、まとめて渡して、こう頼むだけです。
「これを1本に統合してください。どう考えても不自然に欠けているところがあったら教えてください。」
自分で名寄せのルールを細かく考える必要はありません。表記のゆれをどう揃えるか、どの項目を優先するか、といった判断もAIに任せてしまっていいんです。欠けているところ、おかしなところがあれば、AIの方から指摘してくれます。人間がやると気が遠くなる突き合わせ作業を、まず全部渡してみるところから始める。それだけの発想転換です。
実際の頼み方と、モデル選びで差がつくところ
まず一旦、正しいデータベースを作る。それさえできてしまえば、あとは何とでもなります。
「最近注文のない人のABCリストを作ってください。」
こう頼めば、休眠客のリストもすぐに出てきます。ランク付けの基準を細かく指定しなくても、意図は伝わるものです。土台さえ正しく整っていれば、そこから先の依頼はどんどん軽くなっていきます。
ここで一つだけ気をつけてほしいことがあります。散らばったデータを1本に統合する作業は、それなりに賢いモデルが要る仕事です。私の感覚では、この手の統合作業は取りこぼしが命取りになるので、上位のモデルに任せた方が安全です。普段の作業に使っているモデルのままだと、うっかり見落として、統合したつもりのデータが実は欠けている、ということが起こり得ます。
対象にする期間も、手軽にできる範囲で構いません。5年前に取引が切れているような先は、正直もう戻らないことが多いんです。中小企業の寿命は10年ないとよく言われますから、あまり古いところまで欲張って追いかける必要はありません。手元にあるデータを、無理のない範囲でまず整える。それで十分です。
古いデータまで全部拾おうとすると、いつまで経っても着手できません。範囲を絞ってでも一度手をつけてしまう方が、結局は早く価値に変わります。
まとめ: 散逸データがまとまるだけで、もう十分価値がある
散らばっていたデータが1本にまとまる。それだけで、もう十分な価値があります。休眠客のリストにしても、これから先の営業にしても、土台が整って初めて手が打てるようになるんです。逆に言えば、土台さえ整えてしまえば、あとはやりたいことをそのまま頼むだけで形になります。
台帳やデータをどう渡せばいいか、というところから、AI Team by MeisterSupportがサポートしています。散らばったデータを抱えたままお困りでしたら、お気軽にご相談ください。