財布の中に領収書がたまっていく。
月末が近づくと、そろそろ出さないとなと思いながら、また次の日に回してしまう。
そういう方、けっこう多いんじゃないでしょうか。
僕もずっとそうでした。
10月のRMMS 1dayセミナーで、うちの会社でAIが実際に回している仕事を順番にお話しする時間がありました。
その中で経費についてはこう言いました。
死ぬほど楽です、と。
大げさに聞こえるかもしれません。
でも、経費精算がずっと苦手だった僕からすると、本当にそれぐらいの変わり方なんです。
今回は、その経費精算をAIに渡してみて、何がどう変わったのかというお話です。
経費精算で、いちばん嫌だったのはどの作業か
領収書をもらうこと自体は、別に何ともないんですよね。
写真を1枚撮るのも、手間というほどのことではありません。
嫌なのは、それが月末までどんどんたまっていくことです。
しかも、たまったものを表にしなければいけない。
これを月にまとめてやろうとするから、腰が重くなるんです。
なので今は、写真を撮って送るところまでを自分でやり、ためる、読む、表にする、のほうをAIに任せています。
そうしたら、経費精算をやってください、交通費を出してください、と言われることがなくなりました。
もちろん怒られる原因は、なかなか出さない僕のほうでした。
経費精算の領収書は、写真に撮ったあとどこへ行くのか
ここからが、実際のやり方です。
僕の会社では、ChatWork（チャットワーク）に経費精算用のグループチャットを1つ作っています。
社員さんも取引先も入っていない、僕とAI（Claude）の2人だけのルームです。
領収書をもらったら、写真に撮って、このルームに送ります。
日々やるのは、ほぼこれだけです。
送ったら、あとは勝手にデータがたまっていきます。
そして月の初めになったら、先月の経費精算書を作ってください、とAIに頼みます。
この、「これだけ」ってのが重要です。
領収書って翌日会社に保存するじゃないですか？
そのとき写真撮って（場合によってはアシスタントに撮影してもらって）収納するだけ。
相手先を記入したり日付見たりは一切不要です。
ほとんど手間にもなりません。
これなら翌日すぐできるでしょ？
で、裏側では、毎日、夜と明け方の2回、AIがこのルームの写真を取り込んで、中身を読み取って記帳しています。
読んでみて分からないところがあれば、その写真を付けて、同じルームで僕に質問してきます。
写真が付いているので、どの領収書の話なのか、こちらは見ればすぐ分かります。
精算作業の一切合切がこれで僕の手からなくなりました。
領収書の読み取りをAIに任せて、手書きはどうしているか
ここで気になるのは、AIがちゃんと読めるのか、ということだと思います。
印刷された普通の領収書は、ほぼトラブルがありません。これは想定内です。
困るのは手書きの領収書ですよね。
お店の方がさらっと書いてくださった領収書だと、点なのか1なのか、カンマなのか1なのかが分からない。
くしゃっと書いた字が0に見えたりもします。
それで、桁を間違えて読んでしまうことが、これまで実際にありました。
金額の桁が違うというのは、経費精算では一番困る間違いですよね。
1桁ずれたまま税理士さんに出てしまったら、と思うとぞっとします。
セミナーでは、AIが新しいモデルになってから、こういう読み間違いは起きなくなりました、とお話ししました。
実際、AIはずいぶん賢くなっています。
ただ、それでも手書きの領収書は、毎回僕が確かめています。
手書きだと分かった時点で、AIが写真を付けて、この数字で合っていますかと毎回聞いてくる決まりにしているんです。
2回読んで同じ数字になっていても、確認は省きません。
起きなくなった、というのと、確かめなくていい、というのは別の話です。
こちらの手間は、写真を見て合っていると返すだけです。
税理士さんとのやり取りは、どんな形にしているか
最後に、記帳したあとの話です。
税理士さんには、銀行やカード会社の1か月分のCSVをそのまま送っています。
送るだけで、こちらで入力はしていません。
会計ソフトに入力ってルールじゃないので、この辺はスムーズです。
思うんですがAI時代に弥生とかエクセルとかアプリ依存で仕組み決めていくのがどんどん時代遅れになってきましたよね。
ただ、どんな形で渡せばいいかは、税理士さんによって考え方が違います。
送り方は、顧問の税理士さんの方針に合わせてください。
経費精算がいつも後回しになっている方は、まず領収書を写真に撮って送る場所を1つ作るところから始めてみてください。
月末が近づいても気が重くならない、その感じをぜひ味わってみてください。
ai.msup.biz では、AI導入サポートを行っています。
経費精算のように、毎月なんとなく後回しになっている作業を、御社の流れに合わせてAIに渡すところから一緒に組み立てます。
うちの仕事のこれもAIに任せられるのかな、と思われたら、お気軽にご相談ください。