数年分のチャットが、検索できる社内資産に変わった

御社のチャットツールには、何年分のやり取りが入っていますか。

相談ごと、決定事項、共有された資料、うまくいった施策の報告。全部そこにあるのに、流れてしまって誰も読み返さない。「あの話、どこかで出てたよな」と思っても、遡る気にはなれませんよね。

先に結論を言います。そのチャット履歴は、AIで「検索できる社内資産」に変えられます。私が実際にやった事例をお話しします。

数年分のチャット履歴を、ナレッジページにしました

私はリアルマーケティングマスタースクールという経営者向けのスクールを主宰していて、会員のみなさんとのやり取りにチャットツールを使っています。もう数年やっているので、データ量としては相当なものです。転職級の相談もあれば、記事や資料の紹介も流れている。

このチャット履歴をAIに取得させて、全部を再構成し、会員向けのナレッジページを作りました。中身はこんな構成です。

たとえば、ある会員さんが作っているニュースレターを解説付きで紹介するページもあります。「ニュースレターをどうしようかな」という人が、実物を参考にできるわけです。講座のスライドをもとにした、まとめページもあります。

もちろん検索もできます。そして外部には出せない中身なので、IDとパスワードをかけて会員だけが見られるようにしました。

「そういうのって、社内wikiのシステムを導入するんでしょう？」と思われるかもしれません。

入れませんでした。wikiというフォーマットにこだわるなら、そういうシステムをAIに管理させる手もあります。ですが、この程度のものなら、AIはHTMLベースで簡単に組んでくれるんです。ページの追加も頼めば済みます。システム選定や月額費用で悩む前に、もうできてしまった、というのが正直なところです。

このナレッジページの価値は、単なる過去ログ置き場ではないところにあります。

チャットって、聞くに聞けないまま流れていくことがあるでしょう。「前に誰かが同じ質問をしていた気がする」「今さら聞きづらい」。そういう情報が、検索できる形で常設されている。新しく入った会員さんも、数年分の蓄積に最初からアクセスできます。

やり取りは全部、現場で本当にあった相談と回答です。一般論のマニュアルではなく、生きた事例集がいつの間にか出来上がっていた、ということなんです。

さらに、この仕組みは会員向けページだけで終わりません。

たとえば、毎月の社内会議の議事録や売上データも同じように全部入れておくとどうなるか。売上の推移をデータとして引き出せるのはもちろん、過去にやった取り組みの一覧が入っているわけですから、「3年前にこの施策が当たったので、今回もやったらどうですか」とAIが言ってくれる可能性があるんです。

社歴の長い会社ほど、過去の成功も失敗も社内のどこかに記録されています。それが検索できて、しかも提案の形で返ってくる。数年分のやり取りは、負債ではなく資産だったわけです。

御社のチャットにも、数年分の資産が眠っているはずです。掘り起こし方を相談したい方は、下記からどうぞ。