10月のRMMS 1dayセミナーで、僕の会社でAIに回してもらっている仕事を、問い合わせから順番にお話ししました。
問い合わせ、打ち合わせ、見積もり、請求と話を進めていって、その流れの中で出てきたのが入金の話です。
入金の確認、皆さんどうされてますか？
通帳や決済サービスの画面を開いて、請求書と1件ずつ見比べて、済んだものに印をつけていく。
この、入金と請求を照らし合わせて済んだ印をつける作業を、経理の言葉で「消し込み」といいます。
お取引が少ないうちはまだいいんですが、増えてくると、これだけで結構な時間を取られますよね。
月次の請求額と入金額が異なるなんてケースでは、その事情を調べ直したりなかなか大変です。
地味な作業なのに、後回しにもできないので、なおさら気が重いと思います。
なので、エクセルやシステムで入金消込を自動化できないか、と考えている方も多いはずです。
そこでご参考までに、僕のところの入金の確認が、今どうなっているかをお話しします。
入金確認が面倒なのは、まずログインがややこしいから？
うちはもう、銀行振込よりもSquare（スクエア）の決済に、ほぼ切り替わっています。
お客様にお送りする決済リンクも、AIからお送りしています。
で、入金の確認です。
Squareの決済の入金を確かめようと思ったら、普通はSquareのサイトを見に行ってチェックすることになります。
これがめちゃくちゃ面倒なんですよね。
入金消込を自動化するためにAIに設定したこと
そこで、見に行く役目をAI（Claude）にお願いしています。
SquareにはAPIという、外のプログラムからデータを取りに行ける窓口があります。
ここにAIをつないでおくと、決済の一覧や、どなたが何の商品を買ってくださったかまで、AIが自分で確かめられるようになります。
例えば、ある方がうちの商品を買ってくださって、打ち合わせの日が決まったとします。
その打ち合わせの前に、AIに聞くんです。
するとAIがSquareの記録を確かめて、「入金は終わっています」「入金確認取れてます」と答えてくれます。
だから、請求の消し込みが、そもそも作業として要らなくなるんですね。
入金の記録を確かめるのも、済んだかどうかを答えるのも、AIが全部やってくれるので。
こう書くと、ものすごく大がかりなシステムを組んでいるように聞こえるかもしれません。
でも、この辺りの仕事でAPIでつないでいるのは、ChatWorkとSquareとZoomだけです。
セミナーでもお話ししましたが、思ったより複雑じゃないんですよ。
セキュリティ的に心配な方はローカルLLMを使った解決法もあります。
それはまた別の話。
打ち合わせの日、AIに最初に聞いていること
入金の確認と同じように、打ち合わせの日にAIに聞いていることが、もう一つあります。
正直に言うと、今はもう案件が多すぎて、個人能力で仕事のスケジュールを管理しきれてません。
どなたが何の商品を買ってくださって、何のためにいらっしゃるのかが、僕の頭に入りきっていません。
なので、打ち合わせの日には、AIにこう聞いています。
「今日いらっしゃる方、何をしに来られるんでしたっけ」
するとAIが、導入していただいた商品の使い方を説明しなきゃいけませんよ、と返してきます。
入金が済んでいるかどうかも、あわせて答えてくれます。
セミナーでも「これだけでも大きいですよ、情報頭入りきらないんで」とお話ししました。
僕が覚えきれない情報を、聞けば答えてくれるAIが受け持ってくれているんです。
ちょうど助手さんが事前の準備をして、本人でないとできないオペレーションだけこなして回る忙しい歯医者さんみたいなものでしょうか？
振込の入金消込がまだ残っている会社は、何から始めるべきか
今年からいろいろ試してきた結果、うちでは入金のチェックも、請求の業務も、見積もりの送付も、それをする人が要らなくなりました。
担当者だった人は、お客様とのやり取り業務や社内のスタッフとの打ち合わせに時間が割けるようになりました。
このブログを書いてるタイミングでは社外の研修に行ってくれてます。
AIでできる作業は機械に任せ、もっと本人が能力を発揮できる部門にシフトしています。
この原理を応用すれば現金の授受から振込確認までいろんな入金方法に対応できると思います。
消し込み処理で消耗する前に是非乗り換えてみてください。
ai.msup.biz では、AI導入サポートとして、AIを日々のお仕事に取り入れるお手伝いをしています。
気になった方は、お気軽にご相談ください。