毎月の月初に出す請求書を、7月からAIに任せています。
それまでは社員さんがやっていた仕事です。
取引先ごとに、何を、どこへ、どうやって送るか。
毎月同じことの繰り返しなので、引き継ぎ自体はそれほど難しくないと思っていました。
最初の月は、AIがそれまでのやり取りをさかのぼって、月初に送る先を一件ずつ拾い出しました。
担当が変わったので、請求書の前にご挨拶を一通添えています。
送ったあとは、先方の画面に、挨拶も、請求の文も、添付の請求書も並んでいるところまで確かめました。
抜けは一つもありませんでした。
正直、これでこの仕事は手を離れたなと、ほっとしたのを覚えています。
請求書を作るところも、もう仕組みになっています。
前の月の中身をそのまま写して起こし、機械の検査にかけて、同じ月に二重に出していないかを台帳と突き合わせる。
作るところで漏れが出る心配は、ほとんどしていませんでした。
ところが9月のことです。
ふと気になって、僕からAIに聞きました。
「9月分の請求書もう作ってましたっけ？」
確かめてもらうと、月初に出すはずの8件が、まだ出ていませんでした。
9日遅れです。
前の月の終わりには、AIが次の作業に向けて「明日の月初一括」と書き置きを残していたんです。
書き置きはあったのに、僕が聞くまで、出ていないことに誰も気づいていませんでした。
すぐにAIが8件を起こして、機械の検査も台帳の突き合わせも全部通しました。
ここまでは、いつもどおりです。
気になったのは、送るところでした。
送り方は、取引先ごとの一覧に書いてあります。
チャットで送る先もあれば、メールで送る先もあります。
その中に、メールで送る分のうち、僕が自分で送る側に入っている取引先が1件ありました。
渡し方は、僕のパソコンのデスクトップに置いて、僕に渡す。
AIは一覧のとおりに、その1件を僕の手元に置きました。
その作業の途中で、僕はあれ？と思って声をかけました。
「先月はメール送信してもらいましたよ」
それを受けて、AIが先方とのチャットのやり取りを見に行きました。
開いてみると、その日の夕方5時53分に、先方から新しいメッセージが届いていました。
「請求書が来てないそうです」
その下には、送ってほしいメールアドレスと、メールでどなた宛てに書いてほしいかまで、きちんと添えてありました。
「来てないそうです」という書き方ですから、先方の社内で、請求書を待っている方から声が上がっていたんだと思います。
読んだ瞬間、背中がひやっとしました。
こちらは一覧どおりに進めているつもりでいたのに、先方はその間ずっと、届かない請求書を待っていてくださったわけです。
一覧には、この取引先の分は僕に渡す、と書いてありました。
先方が今はメールで受け取りたいと思っていらっしゃることは、一覧に入っていなかったんです。
送り先というのは、こちらが一度決めたら終わりではなく、先方の社内の都合でいつでも変わります。
先方にしてみれば、わざわざ「来てない」と連絡する手間をかけさせてしまったわけで、申し訳ない気持ちになりますよね。
その場でメールに切り替えて、指定のアドレスへ送りました。
一覧も書き換えて、次の月からは、この取引先にはメールで送るようにしています。
では、なぜ先方から言われるまで分からなかったのか。
ここが今回、いちばん考えさせられたところです。
チャットで送る分は、送った記録が残ります。
先方の画面に届いたかどうかも、AIが自分で見に行って確かめられます。
最初の月に僕が安心したのは、まさにこの確かめ方でした。
ところが、メールで送る分と、僕の手元に渡す分には、その記録が残りません。
特に僕に渡した分は、ちゃんと送れたのかどうか、AIの側では確かめようがありません。
僕のメールの中は、AIが見られない設定にしているからです。
振り返ると、うまくいった最初の月の確かめ方は、チャットで送る経路の分しか見ていませんでした。
チャットの分が全部届いているのを見て、全部うまくいったと思い込んでいたのは、僕のほうだったんです。
引き継ぎ漏れというと、最初の引き継ぎで伝え忘れたことを思い浮かべますよね。
僕の場合、最初の月は抜けなく済みました。
漏れが出てきたのは、うまくいった後です。
うまくいった送り先と確かめ方が、そのまま正しいものとして次の月に持ち越されるからです。
先方の希望は動いても、こちらの一覧は、誰かが書き換えない限り前のままです。
確かめ方も、うまくいった経路の分しか見ていなければ、ほかの経路で起きていることには気づけません。
だから、社員さんに引き継ぐときでも、AIに引き継ぐときでも、初回がうまくいったら終わりにせず、2回目に送り先や確かめ方が間違っていないかまで確認したほうがいいと思っています。
送り先は、今も先方の希望どおりになっているか。
確かめ方は、チャットで送る分だけでなく、メールで送る分や手で渡す分まで見ているか。
初回がうまくいくと、つい安心したくなる気持ちは、僕もよく分かります。
定例の仕事を引き継いだばかりの方は、ぜひ2回目が来たときに、送り先と確かめ方をもう一度見直してみてください。
ai.msup.bizでは、毎月の定例の仕事をAIに引き継ぐときに、送り先と確かめ方を経路ごとに書き出すところから一緒に組んでいます。
引き継いだ仕事がこのままで大丈夫か気になる方は、お気軽にご相談ください。