先日、AI導入サポートで中村先生に来ていただきました。
中村先生は治療院をされている先生です。
僕はふだん、毎日の仕事をAIと組んで進めています。
その仕組みを、お客様の会社にも入れていくのがAI導入サポートです。
この日は前の記事のとおり、まずブログの仕組みを入れました。
ただ、話をうかがっていくと、先生の本来のお悩みは別のところにありました。
返信漏れと、タスクが吹っ飛んでしまって、なかなか進まないことです。
これ、忙しい先生ならだれにでもある困りごとですよね。
患者さんやお客さんの対応をしている間にも、メッセージは届きます。
あとで返そうと思ったものが、夕方にはもう頭の中にない。
翌朝になって思い出して、ひやっとする。
手帳を買っても、アプリを入れても、続かなかったという方も多いと思います。
タスクを忘れる対策に、僕が先生の隣でやって見せたこと
僕はこの悩みを、物理的に解決しようと考えました。
気をつけましょう、頑張りましょう、では同じことがまた起きるからです。
先生には、こういう抜けを防ぐ道具を作りたい、というご希望がありました。
そのために、まず見てもらったのが、僕がふだんやっている働き方です。
AIと一緒に仕事を進めていくやり方ですね。
僕は内容が分かっていなくても、AIの方から「今日はあれをやってください」「これもやってください」と言ってきます。
僕はそれにつっつかれながら、一日の仕事を進めています。
この日は、その実例をかなり見てもらいました。
ふだんの導入では、僕は先生の横で見ている側です。
でもこの日は「こっちで働いている姿を見せますね」と言って、中村先生が作業している隣で、自分の仕事を始めました。
AIにつっつかれて、文句を言って、あえてやり合いながら進める。
きれいな使い方の見本ではありません。
AIに言い返しているところまで、そのまま見てもらいました。
でも、それでいいと思っています。
やることを覚えておくのはAIの役目で、僕は聞かれたことに答えて、言われたことを片づけていく。
そういう働き方を、先生に隣で見てもらいたかったんです。
あんな感じでやっているんだな、というのを見てもらってから、導入に入りました。
スケジュール管理が苦手だと感じている人ほど、続けられる形にするには
ここで一つ、決めたことがあります。
僕と同じ仕組みを、そのまま先生に入れるのはやめました。
同じものを作ろうとすると、僕が使っているアプリケーションを全部入れなければいけなくなります。
それでは、覚えることが山のように増えてしまいますよね。
スケジュール管理が苦手だと感じている方ほど、新しい道具が増えた時点でしんどくなります。
そこで、もうちょっと簡単版ということで、別のアプリとして作らせていただきました。
入れる作業は先生の代わりに僕が引き受けて、導入までこぎつけました。
使うのは、カレンダー、リマインダー、メモの3つです。
どれもMacにもとから入っている標準アプリです。
iPhoneでも使えますし、iPadでも使えます。
作ったアプリは、裏でこの3つを扱うためのものです。
先生がふだん目にするのは、いつものカレンダーとリマインダーとメモのままです。
そのうえで、この3つを、AIが開いて読み書きしていいと許可しておきます。
それで、AIがこの3つの中身を見ながら、先生と一緒に段取りを組めるようになります。
僕としても、この3つだけでも動かせるように準備しておきたかったんです。
新しいアプリを入れたところでチェックなど抜けているときは、抜けていること自体を忘れていますよね。
だからこそ、だれの手元にも最初からあるアプリで受け止めたかったわけです。
メモには、もう一つ使い道があります。
たとえば原稿の直しです。
直したい箇所をAIにパソコンでポチポチ打ち込むのは、けっこう大変ですよね。
そこで、原稿をメモアプリに出してもらいます。
そうすれば、iPhoneのフリック入力で直せます。
パソコンの前に座らなくても、手元のiPhoneで直しが済むわけです。
AIとのやり取りがiPhoneで普段使ってるアプリで代用できるんです。
この仕組みも、一緒に入れさせてもらいました。
ChatWorkやLINEの返信忘れ防止は、初回でどこまで入れたのか
もう一つの悩みが、メッセージの返事の抜けです。
ChatWorkやLINE公式アカウントのメッセージを管理したり、やり取りのログを取ったりすること自体は、できるんです。
ただ、これは本来、別のサービスで扱っている内容です。
今回はまだ初回の導入なので、そこまで入れてしまうと、中村先生が取り組む量が膨大になってしまいます。
覚えることも、確かめることも一気に増えます。
せっかく入れた仕組みが、最初から重荷になってしまっては、先生もがっかりですよね。
だから今回は、まず、返事をしないといけないメッセージを、忘れないうちに書き出しておくことにしました。
書き出す先は、ChatWorkに溜めておいてもいいですし、リマインダーに出しても、メモに出してもいいです。
どれでもかまいません。
大事なのは、AIが読めるところに置いておくことです。
そこにさえ置いてあれば、AIの方から「この返事、忘れてませんか」と聞いてきます。
それを一つずつ潰していく、という形で進めています。
返信を全部自動で管理する仕組みまでは、最初から組まなくてかまいません。
書き出しておけば、あとはAIの方が拾ってくれます。
これなら、今日から先生の手で始められます。
リマインダーをにらまなくても、やることを忘れない働き方とは
ここで誤解してほしくないのは、リマインダーにやることを全部並べて、それを毎日にらみながら働くという話ではないことです。
リマインダーにタスクがずらっと並んでいると、それだけで気後れしてしまいませんか。
開いた瞬間に、まだこんなに残っているのかと気持ちがくじける。
そうなるのが分かっているので、僕のところでは、やることの一覧がリマインダーからたくさん見えないような仕掛けにしています。
先生の簡単版も、並びすぎないようにしてあります。
じゃあ、どうやって仕事を進めているのか、って話ですよね。
僕の場合、リマインダーを見て慌てて何かを片づけることより、AIに「今日やることは？」と聞いてから仕事を始めることの方が、圧倒的に多いんです。
AIが今日の予定と残っている作業を出してくる。
僕はそれに答えて、指示を出して、一緒に働く。
この形の方が、通知を増やすよりずっと大事だと思っています。
導入が終わったあと、中村先生は「すごい導入して良かったなと思っております」とおっしゃってくださいました。
次にお会いするときには、AIにつっつかれながら働いている先生の姿が見られそうです。
やることや返事を忘れてしまうのが続いているなら、まずは忘れそうなことを一つ、いつものリマインダーかメモに書き出してみてください。
AIに読んでもらうのは、その先からで大丈夫です。
AIに任せる仕事を、どこから始めればいいか迷っている方へ。
ai.msup.biz の AI導入サポートでは、いまお使いのMacやiPhoneの中にあるものから、無理のない形で仕組みを入れていきます。
最初は簡単版からで大丈夫です。お気軽にご相談ください。