会社に届くFAXって、ほとんどが売り込みのDMですよね。
セミナーの案内、求人サービスの紹介、新商品のお知らせ。
毎朝それを一枚ずつめくって、要るか要らないかを見ていくのは、なかなか骨が折れます。
ところが厄介なことに、その中にたまに大事なものが混ざるんです。
取引先からの注文書だったり、役所からの通知だったり。
DMの束と一緒に捨ててしまったら、取り返しがつきません。
そこで僕のところでは、届いたFAXをAIに読ませて、どこから何が届いたかをChatWorkに知らせる仕組みを使ってきました。
それなら大部分のFAXを目にする必要もなくなりますからね。
読んでいたのはClaudeです。
ただ、パソコンの中だけで読めるなら、セキュリティ的にそのほうが安心です。
先日、メールの仕分けを、Macに最初から入っているAppleのAIに移しました。
Siri AIの中で動いているのと同じAIです。
同じ日に、FAXも移せるかを試しています。
実はその前の日にも、FAXを1枚だけ試していました。
そのときは、読み取りが100%の精度まではいっていない、というところで話が終わっていたんです。
今回はその続きのお話です。
届いたFAXの画像を、Siri AIにそのまま読ませてみたら
前の日に最初に試したのは、FAXの画像をそのままAIに渡して、差出人や中身を書き出してもらうやり方です。
使ったのは、福祉の制度改定のセミナーを案内するDMの1枚でした。
返ってきた答えを見て、ちょっと笑ってしまいました。
そのFAXのどこにも書いていない会社名が、差出人として書かれていたんです。
しかも曜日と時刻まで間違っていました。
画像から読めないところを、それらしく埋めてしまったんですね。
そこで、画像の文字を読み取るツールを付けて、同じFAXをもう一度読ませました。
今度は、差出人も、内容も、日付も曜日も時刻も、原本と一致しました。
ところが、読み取りと「要るか要らないか」の判定もまとめて頼むと、AIが一度に受け取れる量を超えて止まってしまいました。
判定は別にして聞くしかない。
前の日は、ここまでで終わっていました。
AppleのAI、Apple IntelligenceがMacで何ができるのか、気になっている方も多いと思います。
文字の読み取りについては、ツールを付ければ、少なくともこの1枚は原本どおりに読めました。
問題は、その先でした。
Siri AIに自由に書かせたら、Mac全体で何が起きたか
読み取った文字をもとに、差出人と中身を短く書いてもらう形にしたところで、困ったことが起きました。
AIが書き続けて、いつまでも終わらないんです。
それだけならまだいいんですが、そのあいだMac全体のSiri AIが使えなくなりました。
こちらから簡単な挨拶を投げても、何も返ってきません。
その状態が5分ほど続きました。
しかも動いているのはMacのシステムの側なので、外から止める手段がありませんでした。
結局、溜まっていた分を吐き出し終えて、自然に元に戻るのを待つしかなかったんです。
正直、これは焦りますよね。
FAXを1枚読ませただけで、Macに入っているAIが丸ごとふさがってしまうわけですから。
そこで書かせ方を変えました。
自由に文章を書かせるのをやめて、差出人や要点は原文から抜き出した候補の中から、FAXの種類は決まった選択肢の中から選んでもらう形にしました。
これで、ほとんどのFAXは1秒前後で返るようになりました。
それでも、文面の長い2枚だけは、毎回時間切れになります。
調べてみると、答えそのものは数秒で出ていたんです。
ところがそのあと、空白を延々と出し続けていました。
書く量の上限を指定しても、聞いてくれません。
まだまだAppleのAIに自己判断させてもこの程度なのが2026年の現状です。
そこで、出力の方式を作り替えました。
こうすると、決めた量で止められます。
これで、全部のFAXが1枚1秒ほどで返るようになりました。
テスト用の注文書を流したら、AIは何と判断したか
速さの問題が片づいたので、次は精度です。
ここで一つ困ったことがありました。
これまでに判定してきたFAXは、全部が要らないものだったんです。
大事なFAXの実物が、そのとき手元に1枚もありませんでした。
それでは、大事なFAXをちゃんと残せるかどうかが確かめられません。
なので、サンプルを作りました。
取引先からの注文書、請求書、市からの通知、府の研修の受講決定、取引先のFAX番号の変更のお知らせ。
どれも、実際に届いたら絶対に見落としたくないものばかりです。
このテスト用の大事なFAXを10枚流して、AIが選んだ種類が売り込みの系統なら要らないもの、という決め方で仕分けてみました。
結果は、10枚のうち5枚が要らないものになりました。
注文書は「商品・サービスの案内」と見ていました。
府の研修の受講決定は「セミナー・研修の案内」です。
相談支援の事業所から利用者さんを紹介してもらうFAXは「求職者の紹介」と見ていました。
これ、読んでいて背筋が寒くなりました。
注文書を売り込みの束と一緒に捨てていたかもしれないわけです。
ただ、AIの立場で考えてみると、無理もない話なんですよね。
注文書には商品名と数量と金額が書いてあります。
商品の案内にも、商品名と金額が書いてあります。
AIの目には、どちらも同じ「商品の話」に見えてしまうんです。
研修の受講決定と研修の案内も、書いてある言葉はほとんど同じです。
違いは、こちらから頼んだものなのか、向こうが売りに来たものなのか、というところにあります。
それは、FAXの文面だけ見ていても、ハッキリとは見分けられないんです。
FAXの仕分けをAIに任せるとき、AIに決めさせないもの
そこで考え方を変えました。
要るか要らないかを、AIに決めてもらうのをやめたんです。
代わりに使ったのが、DMによく載っている決まり文句です。
売り込みのFAXには、たいてい「配信停止はこちら」「FAXが不要の方は」といった一文が入っていますよね。
一方で、取引先からの注文書や役所の通知に、配信停止の欄はありません。
なので、この決まり文句が入っているFAXだけを要らないものにして、入っていないものは全部「要確認」で知らせることにしました。
これなら、文字を探すだけなので機械が決められます。
AIの判断が入り込む余地がありません。
テスト用の大事なFAX10枚を流し直すと、すべて要確認に回りました。
停止の一文が載っていないDMも要確認に回ってきますが、それは見れば分かるので、大事なものを捨てるよりずっといいです。
AIに残した仕事は、何が届いたかの要約だけです。
ChatWorkに届く知らせは、「どこの会社から、何のFAXか」までになりました。
たとえば先ほどのセミナーの案内なら、Claudeはセミナーのテーマや日付まで書いてくれていました。
Siri AIの方は、会社名と「セミナー・研修の案内」と日付まで。
求職者の紹介のFAXも、Claudeは地域や年齢、資格まで書いていたのに、Siri AIは「求職者の紹介」で終わりです。
選択肢から選ばせているので、原文に無いことを書きようがない代わりに、細かい中身も出てこないんです。
正直、物足りないと感じる方もいると思います。
僕も、ここで切り替えるかどうかは少し考えました。
でも、FAXの知らせに求めているのは、全部を読んでくれることではないんですよね。
今日どこから何が届いたかが分かって、大事そうなものがあれば自分で原本を開けばいい。
そう考えて、ChatWorkに概要が届くだけでも十分参考になるので、今の精度で問題ないと判断して、FAXの仕分けもAppleのAIに切り替えました。
AIの精度が100%になるのを待っていたら、いつまでも使い始められません。
FAXの山に毎朝時間を取られている方は、まず手元の束をめくって、捨ててよいFAXにだけ入っている一文を探してみてください。
会社に届くFAXやメールの仕分けを、AIに任せられる形に組み直したい方は、ai.msup.biz のAI導入サポートでご相談ください。
要るか要らないかの線引きを、AIではなく決まりで引くところから、御社の仕事に合わせて一緒に組み立てます。